Workflow · Verträge
Keine vergessenen Fristen — nie mehr.
Verträge sind in vielen Hausverwaltungen der teuerste blinde Fleck. Wer eine Kündigungsfrist versäumt, verlängert einen ungeliebten Vertrag um Jahre. Wir erkennen Verträge automatisch beim Import, erfassen das Vertragsende und erinnern rechtzeitig — für alle relevanten Vertragstypen.
Das Problem
Verträge liegen in Ordnern, Fristen im Kopf.
In vielen Verwaltungen leben Verträge in Papier-Ordnern und einer Excel-Liste, die eine Kollegin pflegt. Wenn sie krank ist oder wechselt, ist die Übersicht weg. Fristen werden nur entdeckt, wenn jemand aktiv nachschaut — und das passiert erfahrungsgemäß zu selten.
Unsere Lösung
Automatische Erkennung. Zentrales Register. Rechtzeitige Erinnerungen.
Verträge landen wie jede andere Post im digitalen Posteingang, werden dort automatisch als Vertrag klassifiziert, mit Vertragsende und Kündigungsfrist indexiert — und tauchen ab dann in dedizierten Listen und Erinnerungen auf. Nichts läuft mehr unbemerkt aus.
Welche Verträge
Für jeden Vertragstyp der Hausverwaltung.
Gewerbemietverträge
Meist mit fester Laufzeit und Optionen — hier kostet eine vergessene Kündigungsfrist bares Geld.
Wohnraummietverträge
Ordner voll. Suche nach Klauseln, Fristen und Nachträgen verschlingt Zeit.
Verwalterverträge
Verlängern sich stillschweigend — wer Fristen versäumt, verlängert oft ungewollt.
Wartungs- und Dienstleisterverträge
Aufzüge, Heizung, Reinigung, Winterdienst — überall Laufzeiten und Kündigungsfristen.
Energieausweise
Zehn Jahre Gültigkeit — wer nicht erinnert wird, entdeckt das Ablaufdatum beim nächsten Verkauf.
Versicherungspolicen
Gebäude-, Haftpflicht-, Elementarschadenversicherungen — Prämien und Deckungen ändern sich.
Erkennung
Automatische Klassifikation beim Import
Verträge kommen wie jedes andere Dokument in den Posteingang — per E-Mail, per Scan oder aus dem CRM. Wird ein Dokument einer Vertragskategorie im Aktenplan zugeordnet, erkennt das System es automatisch als Vertrag. Bestandsverträge lassen sich stapelweise hochladen und in dieselbe Struktur einordnen.
Indexierung
Vertragsende und Fristen erfassen
Beim Indexieren wird das Vertragsende als Indexfeld gepflegt — automatisch aus der KI-Erkennung, aus Stammdaten oder manuell durch den Sachbearbeiter. Zusätzlich hinterlegen wir Kündigungsfrist, Vertragsart, Objektbezug, Vertragspartner und ggf. Optionen (z. B. Verlängerungsoptionen bei Gewerbemietverträgen).
Erinnerungen
Rechtzeitig, mehrstufig, an die richtige Rolle
Aus Vertragsende und Kündigungsfrist berechnet das System automatisch die relevanten Erinnerungszeitpunkte — üblich sind 6 Monate, 3 Monate und 1 Monat vor Ablauf. Sie können pro Vertragstyp mehrere Empfänger und mehrere Zeitpunkte konfigurieren. So bekommt der Objektbetreuer die Vorwarnung, die Geschäftsführung die letzte Erinnerung — oder Sie definieren Ihr eigenes Schema.
Listen
Aktive und auslaufende Verträge auf einen Blick
Dedizierte Kontrolllisten zeigen: alle aktiven Verträge, alle in den nächsten 90 Tagen auslaufenden Verträge, alle Verträge einer bestimmten Kategorie, alle Verträge eines Objekts. Filter nach Vertragsart, Ablaufzeitraum, Objekt oder Vertragspartner — Excel-Vertragslisten werden obsolet.
Suche
Volltextsuche über alle Vertragsinhalte
DocuWare indiziert die Volltexte aller archivierten Verträge. Sie suchen nach Klauseln, Namen, Beträgen — direkt über alle Dokumente hinweg. Kein Blättern in Ordnern, kein Excel-Filter, kein „ich glaube, das war in dem Vertrag von 2019".
CRM-Anbindung
Verträge sichtbar für Eigentümer und Mieter
Wenn Sie mit facilioo arbeiten, können relevante Verträge — je nach Berechtigung — automatisch im Objektarchiv erscheinen und über die Kunden-App abgerufen werden. Beispiel: der WEG-Verwaltervertrag wird für alle Eigentümer verfügbar, der Fahrstuhlwartungsvertrag bleibt intern.
Revisionssicherheit
Versionen, Nachträge, Historie
Verträge werden versioniert archiviert. Nachträge, Änderungsvereinbarungen und Anpassungen bleiben mit der ursprünglichen Version verknüpft. Jede Änderung ist protokolliert und nachvollziehbar — GoBD-konform, revisionssicher.
Häufige Fragen
Was Interessenten uns oft fragen.
Woher weiß das System, dass es sich um einen Vertrag handelt? +
Wird ein Dokument im Posteingang einer Vertragskategorie im Aktenplan zugeordnet, klassifiziert das System es automatisch als Vertrag. Sie können auch Bestandsverträge nachträglich hochladen — sie werden in die gleiche Struktur überführt.
Wie werden Vertragsenden erfasst? +
Beim Indexieren wird das Vertragsende als Indexfeld gepflegt — entweder aus der KI-Erkennung, aus verknüpften Stammdaten oder manuell im Prüfschritt. Das System berechnet daraus automatisch die relevanten Erinnerungspunkte inklusive Kündigungsfrist.
Wer bekommt die Erinnerungen? +
Frei konfigurierbar: der Objektbetreuer, die Buchhaltung, die Geschäftsführung oder eine spezialisierte Rolle. Sie können mehrere Empfänger und mehrere Zeitpunkte (z. B. 6, 3 und 1 Monat vor Ablauf) hinterlegen.
Können Eigentümer ihre Verträge selbst einsehen? +
Wenn Sie facilioo als CRM einsetzen, ja. Dokumente aus der Vertragskategorie werden auf Wunsch automatisch in das Objektarchiv des CRM übertragen und stehen dort Eigentümern und Mietern gemäß Berechtigungen bereit.
Ersetzt das mein Excel-Vertragstracking? +
Ja — vollständig. Dedizierte Listen zeigen aktive und auslaufende Verträge auf einen Blick, gefiltert nach Objekt, Vertragsart, Ablaufzeitraum. Excel-Listen sind damit obsolet.
Zeigen Sie uns Ihre Vertragsablage.
Wir zeigen im Erstgespräch, wie Ihre bestehenden Verträge migriert werden und wie Ihre Fristenübersicht ab Woche eins aussieht.