Was jedes System eigentlich ist

DocuWare ist ein spezialisiertes Dokumenten-Management-System. Es ist von Grund auf für das Speichern, Indizieren, Suchen, Freigeben und Archivieren von geschäftsrelevanten Dokumenten entwickelt worden. Enthält Workflow-Engine, Versionsverwaltung, Volltextsuche, Zugriffssteuerung, revisionssichere Archivierung.

SharePoint ist eine Kollaborations- und Kommunikationsplattform. Man kann darin Dokumente ablegen, Metadaten pflegen und einfache Workflows bauen. Die Dokumentenverwaltung ist eine Funktion von SharePoint, nicht die Kernfunktion. SharePoint kann viel mehr als DocuWare in Bereichen wie Teamsites, Intranet, Kollaboration — deckt aber die klassischen DMS-Kernfunktionen weniger tief ab.

Der Vergleich, Punkt für Punkt

Compliance und Revisionssicherheit

DocuWare: GoBD-zertifiziert, revisionssichere Archivierung out-of-the-box, Aufbewahrungsregeln pro Dokumenttyp, Versionierung standardmäßig aktiv.

SharePoint: GoBD-Fähigkeit erfordert erhebliche Zusatzkonfiguration und ggf. Drittanbieter-Add-Ins. Native Versionierung ist vorhanden, aber Aufbewahrungsregeln müssen händisch modelliert werden.

Für die HV: Klarer Vorteil DocuWare. Sie kaufen Compliance ein, statt sie zu bauen.

Branchen-Workflows

Beide sind reine Plattformen. Workflows für Hausverwaltung müssen gebaut werden. Der Unterschied liegt darin, wer sie baut und wie: In DocuWare gibt es einen etablierten Markt spezialisierter Partner (wie uns) mit fertigen Prozessen. In SharePoint bauen Sie meist mit einem generischen IT-Dienstleister von Null auf.

ERP- und CRM-Integrationen

DocuWare: Etablierte Schnittstellen zu den ERPs der Immobilienbranche (Aareon Karthago, PowerHaus, GFAD haussoft, WinCasa, Impower) sowie zu facilioo. Zusätzliche Integrationen sind ein bekanntes Feld.

SharePoint: Über Microsoft Graph API grundsätzlich anbindbar, aber ohne bewährte, für die Hausverwaltung optimierte Standard-Schnittstellen. Individuelle Integration bedeutet individuelle Kosten.

Für die HV: Klarer Vorteil DocuWare.

Bedienbarkeit für die Endnutzer

DocuWare: Auf DMS-Aufgaben zugeschnitten. Wer eine Rechnung prüft, sieht eine Prüfaufgabe mit klarer Struktur.

SharePoint: Vielseitig, aber generischer. Rechnungsprüfung ist eine Ansicht in einer Liste, keine dedizierte Anwendung. Neuere Ansätze mit Power Automate und Power Apps schließen die Lücke — mit zusätzlichem Konfigurationsaufwand.

Für die HV: Vorteil DocuWare, wenn Ihre Mitarbeiter viele Belege pro Tag bearbeiten. Vorteil SharePoint, wenn Ihre Nutzer ohnehin täglich mit Office 365 arbeiten und Zusatzsysteme scheuen.

Kosten

DocuWare: Kostet eigenes Geld — Cloud-Lizenzen ab ca. 400 € netto/Monat für kleine Verwaltungen. Setup und Anpassung als Einmalkosten. Klar planbar.

SharePoint: In Microsoft 365 Business Standard/Premium bereits enthalten. Grundsätzlich also „gratis”, wenn Sie Microsoft 365 ohnehin nutzen. Der Kostenpunkt ist die Anpassung — externe Dienstleister für Workflow-Bau, Kollaborations-Design und Compliance-Aufbau.

Skalierung und Wartung

DocuWare: Als spezialisiertes DMS für sehr hohes Dokument- und Nutzeraufkommen ausgelegt. Wartung übernimmt der Anbieter (Cloud).

SharePoint: Skaliert grundsätzlich hoch, aber komplexe SharePoint-Umgebungen brauchen Pflege. Governance, Berechtigungsmodelle, Site-Struktur — je größer, desto komplexer.

Für die HV: Vorteil DocuWare für Verwaltungen ohne dedizierte IT-Abteilung.

Für wen ist SharePoint die richtige Wahl?

Für alle anderen — und das sind unserer Erfahrung nach die meisten Hausverwaltungen zwischen 5 und 50 Mitarbeitenden — ist ein spezialisiertes DMS wie DocuWare die bessere Investition.

Kurz zusammengefasst

  • ✓ DocuWare ist ein DMS. SharePoint ist eine Kollaborationsplattform, die man auch als DMS nutzen kann.
  • ✓ Compliance, Branchen-Integrationen und fertige Workflows sind DocuWares Stärken.
  • ✓ SharePoint ist attraktiv, wenn Microsoft 365 ohnehin läuft und interne IT vorhanden ist.
  • ✓ Der scheinbare Kostenvorteil von SharePoint löst sich meist bei ehrlicher Total-Cost-Betrachtung auf.
  • ✓ Die Frage ist: Wollen Sie Compliance kaufen — oder selbst bauen?