facilioo × Liegenwerk
Dokumente in beide Richtungen — Kunden-App inklusive.
facilioo ist das führende CRM- und Kundenportal für die Hausverwaltung. Unsere bi-direktionale Schnittstelle synchronisiert Dokumente zwischen DocuWare und dem facilioo-Objektarchiv — sodass Eigentümer und Mieter über die Kunden-App aktuellen Zugriff auf ihre Belege, Verträge und Abrechnungen haben.
Kern
Ein Objektarchiv, zwei Systeme, keine Doppelablage
Die klassische Herausforderung: Ein Dokument liegt einmal im DMS (für die interne Bearbeitung, GoBD-Archivierung, Suche) und einmal im CRM (für die Kunden-App). Ohne Automation heißt das: doppelte Ablage, unterschiedliche Versionen, Widersprüche.
Unsere Schnittstelle löst das: DocuWare bleibt das führende Archiv, facilioo das Kunden-Frontend. Dokumente werden einmal bearbeitet und automatisch übertragen — inklusive Indexdaten wie Objekt, Einheit, Sachkonto und Vertragsart.
Anwendungsfälle
Typische Szenarien
Rechnungen im Objektarchiv
Nach der finalen Freigabe im Rechnungseingang wandern Belege automatisch ins facilioo-Objektarchiv, sortiert nach Sachkonto — die Basis für digitale Belegprüfung durch die Eigentümer.
Verträge und Post in der Kunden-App
Verträge, Protokolle und weitere relevante Dokumente aus dem Posteingang stehen Eigentümern und Mietern gemäß Berechtigungen in der facilioo-App zur Verfügung.
Vorgangsverknüpfung
Sachbearbeiter können Dokumente aus dem DocuWare-Posteingang direkt mit einem Vorgang in facilioo verknüpfen — ohne Wechsel zwischen den Systemen.
Belegprüfung
90 % der digitalen Belegprüfung ist bereits erledigt
Geprüfte und gebuchte Rechnungen erscheinen im facilioo-Objektarchiv nach Sachkonto sortiert. Für die Eigentümer bedeutet das: Belegprüfung ist ein Klick, keine Terminvereinbarung mehr. Für Sie bedeutet es: Sie leisten 90 % der Arbeit für eine vollständige digitale Belegprüfung — als Nebenprodukt Ihres regulären Rechnungseingangs.
Technik
Wie die Schnittstelle arbeitet
- Nutzt die offiziellen facilioo-APIs — keine Backdoor, kein Datenbank-Zugriff
- Läuft im Hintergrund als Webhook-getriggerter Sync
- Konfigurierbare Regeln pro Dokumenttyp (was wird sichtbar für Eigentümer, was für Mieter, was bleibt intern)
- Vollständige Protokollierung: jede Übertragung ist nachvollziehbar
- Wiederaufsetzbar bei Verbindungsproblemen — keine verlorenen Dokumente
Häufige Fragen
Was Interessenten uns oft fragen.
Was heißt „bi-direktional" konkret? +
Dokumente fließen in beide Richtungen: Belege und Verträge werden nach der Bearbeitung in DocuWare automatisch in das facilioo-Objektarchiv übertragen. Umgekehrt können Dokumente, die in facilioo hochgeladen werden, in den DocuWare-Posteingang gelangen und den Prüfworkflow durchlaufen.
Sehen Eigentümer wirklich alles? +
Nein — nur, was Sie im Aktenplan als „für Eigentümer sichtbar" konfigurieren. Wartungsverträge und interne Korrespondenz bleiben intern; Rechnungen, Hausgeldabrechnungen und Verwalterverträge sind typischerweise sichtbar. Sie legen die Regeln fest.
Brauchen wir zusätzliche Lizenzen bei facilioo? +
Nein. Die Schnittstelle nutzt die Standard-APIs von facilioo. Über uns fallen keine zusätzlichen Kosten für die Schnittstelle oder den Betrieb an.
Wie schnell erscheinen Dokumente in der App? +
Sobald die finale Freigabe erfolgt ist, wird das Dokument innerhalb weniger Minuten in facilioo synchronisiert. Für die Eigentümer entsteht ein nahezu-live-Zugriff auf aktuelle Belege.
Bereits facilioo-Kunde?
Dann sind Sie den halben Weg schon gegangen. Wir zeigen im Erstgespräch, wie Sie die Schnittstelle in Ihrer Umgebung produktiv setzen — inklusive Migration bestehender Objektarchive.