Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff — kurz GoBD — sind ein Erlass des Bundesfinanzministeriums. Sie gelten für alle Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind oder freiwillig Bücher führen. Auch Hausverwaltungen fallen darunter.

GoBD verlangt, dass alle buchführungsrelevanten Unterlagen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderlich und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Das gilt für Papier-Belege genauso wie für digitale Dokumente.

Was zählt in der Hausverwaltung als buchführungsrelevant?

Praktisch alles, was mit dem Geldfluss oder Vermögensbezug einer WEG oder Mietverwaltung zu tun hat:

  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne, Betriebskostenabrechnungen
  • Bankauszüge und Kontoauszüge
  • Verträge (Mietverträge, Verwalterverträge, Wartungsverträge, Versicherungen)
  • Protokolle von Eigentümerversammlungen (für die enthaltenen Beschlüsse mit finanzieller Auswirkung)
  • SEPA-Mandate und Zahlungsträger
  • Kassenbücher, sofern Bargeld geführt wird

Die vier Kernanforderungen

1. Vollständigkeit. Jede eingehende Rechnung, jeder Beleg, jede Abrechnung muss archiviert werden. Selektive Ablage ist unzulässig — auch die Rechnung, die man am Ende doch nicht bezahlt hat, gehört ins Archiv.

2. Unveränderlichkeit. Ein archiviertes Dokument darf nicht mehr geändert werden. Wenn eine Korrektur nötig ist, muss die ursprüngliche Version erhalten bleiben und die Änderung als neue Version erkennbar sein. Ein einfaches PDF auf einem Netzlaufwerk erfüllt diese Anforderung nicht — dort kann jeder mit Schreibrechten das Dokument ersetzen.

3. Nachvollziehbarkeit. Für jedes Dokument muss dokumentiert sein, wer wann was daran verändert oder freigegeben hat. Das schließt die Bearbeitungshistorie ein.

4. Zeitgerechtheit. Belege müssen zeitnah zur Buchung archiviert werden — nicht Monate später am Ende des Jahres.

Aufbewahrungsfristen

Die üblichen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Hausverwaltungen:

10 Jahre
Buchungsbelege, Rechnungen, Verträge mit steuerlichem Bezug
6 Jahre
Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen mit Steuerbezug
31.12.
Fristbeginn (Ende des Kalenderjahres der Entstehung)

Ein Beleg vom März 2024 muss also bis zum 31.12.2034 (10-Jahres-Frist) oder 31.12.2030 (6-Jahres-Frist) aufbewahrt werden. Bei Wohnungseigentumsverwaltungen kommen zivilrechtliche Aspekte hinzu: Beschlüsse und Abrechnungen sollten im Interesse der Verjährungsfristen ebenfalls mindestens 10 Jahre verfügbar bleiben.

Warum PDFs auf einem Netzlaufwerk nicht reichen

Wir sehen es immer wieder: Der Sachbearbeiter scannt die Rechnung, legt sie als 2024-03-Rechnung-Musterfirma.pdf auf \\server\Archiv\Objekt-123\ ab und ist froh, dass sie „digital” ist. Aus GoBD-Sicht sind gleich mehrere Anforderungen verletzt.

Deswegen braucht es ein DMS mit Versionierung, Zugriffsprotokollierung, Volltextsuche und definierten Berechtigungen. DocuWare erfüllt diese Anforderungen — und weist das mit entsprechenden Zertifizierungen nach.

Was DocuWare abdeckt

  • Revisionssichere Ablage mit Manipulationsschutz und Versionsverwaltung
  • Vollständige Prüf-Historie über die Smart Stamps auf jedem Beleg (wer hat wann was)
  • Aufbewahrungsregeln pro Dokumenttyp — Verträge 10 Jahre, Belege 10 Jahre, Korrespondenz 6 Jahre
  • Zugriffssteuerung mit rollenspezifischen Rechten
  • Volltextsuche über alle archivierten Dokumente
  • GoBD-Zertifizierung durch unabhängige Prüfstelle

Was Sie selbst tun müssen

Kurz zusammengefasst

  • ✓ GoBD gilt für jede Hausverwaltung mit Buchführung.
  • ✓ Vollständigkeit, Unveränderlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Zeitgerechtheit sind Pflicht.
  • ✓ Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahren.
  • ✓ PDFs auf einem Netzlaufwerk sind kein GoBD-Archiv.
  • ✓ DocuWare erfüllt die technischen Anforderungen — die Prozessdokumentation müssen Sie zusätzlich pflegen.